Referenzen in kommunalen Verwaltungen

Papierintensive Ausschuss-und Stadtratsarbeit gehört in der Landeshauptstadt Erfurt nunmehr der Vergangenheit an, seitdem im Juli 2008 die Einführung von Session begann. Über 500 Verwaltungsmitarbeiter nutzen intensiv den elektronischen Sitzungsdienst. In Verbindung mit dem Führungskräfteinformationssystem für Beigeordnete und Referenten konnte die Verwaltungseffizienz erhöht werden und zugleich Zeitaufwand und Sachkosten reduziert werden. Die Qualität der kommunalpolitischen Entscheidungen soll auch zukünftig weiter erhöht werden, dazu ist die Ausstattung aller Stadträte mit Laptops für die Ratsarbeit im letzten Quartal 2009 geplant.

Praxisbericht

In der brandenburgischen Gemeinde Neuenhagen bei Berlin setzt man auf die Sitzungsmanagement-Lösung Session.

Bereits seit 1992 gab es Erfahrungen mit automatisierten Systemen für den Sitzungsdienst. Im Jahr 2008 wurde der Entschluss gefasst, auf eine moderne und internetfähige Lösung umzustellen.

Mit der Möglichkeit Prozesse weitgehend papierfrei zu gestalten und hoher Anwenderfreundlichkeit erlangte Session schnell eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern. Bereits heute können sich die Mandatsträger und natürlich auch die Bürgerinnen und Bürger über das Rats- und Bürgerinformationssystem umfassend informieren

Praxisbericht

Die „wilde“ Dokumentenablage auf dem Verwaltungs-Server sowie der erhebliche Archivierungs- und Rechercheaufwand bei den Rats- und Ausschussmitgliedern waren nur einige Gründe für die Einführung der Lösung Session für das Sitzungsmanagement bei der Stadt Rheine. Mit der Zielsetzung, die Sitzungsunterlagen,  die bis März 2007 noch in Papierform per Taxicourier zugestellt wurden, künftig nur noch über das Ratsinformationssystem SessionNet in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen, wurden im Dezember 2006 Steckdosen und LAN Anschlüsse in den drei Sitzungsräumen installiert. Alle 44 Ratsmitglieder sowie der Verwaltungsvorstand wurden mit Hard- und Software ausgerüstet und bereiten sich seit dem 01. April 2007 papierlos auf ihre Sitzungen vor. Neben der Einsparung eines Papiervolumens von ca. 800.000 Blatt/Jahr wird auch die Hausdruckerei der Stadt Rheine enorm entlastet.

Praxisbericht

Ultraportable Tablet PC`s X61, die Software Mandatos und ein Rundum-Sorglos Service-Paket haben in der Stadt Achim eine neue Ära in der digitalen Gremienarbeit eingeleitet.  Standardisierte Laptops, digitale Tinte auf persönlichen Sitzungsunterlagen und eine Hotline für Gremienmitglieder sichern eine angenehme, produktive und kostengünstige Ratsarbeit. Dank der Offline - Fähigkeit von Mandatos  - jetzt auch immer und überall.

 Mandatos Bericht 
 Bericht Kommune 21

Seit 2004 nutzt die Stadt Heidelberg im Sitzungsmanagement die Lösung Session und hat umfangreiche Daten erfolgreich migriert. Das Ratsinformationssystem SessionNet ist dynamisch konzipiert und durch eine Datenbankreplikation ständig aktuell.

Mit Mandatos wird seit März 2008 die digitale Gremienarbeit vereinfacht und erlaubt zahlreiche Einsparpotenziale seitens der Mandatsträger und im Sitzungsdienst der Stadt Heidelberg.

 Mandatos Bericht 

In Magdeburg werden mit Session durchschnittlich 250 Ausschusssitzungen sowie ca. 20 Stadtratssitzungen und 30 Ortschaftssitzungen pro Jahr bewältigt. Session ist dabei die Arbeitsplattform für Verwaltung und Fraktionen gleichermaßen und beinhaltet derzeit ca. 150.000 Sitzungsdokumente.
Neben einer umfassenden Beschlusskontrolle mit monatlich ca. 100 Beschlussumsetzungen kommt die Session Sitzungsgeldabrechnung zum Einsatz.
Die Informationskomponente SessionNet zeichnet sich durch hohe Verfügbarkeit und Aktualität, basierend auf einer Datenbankreplikation aus.

Im Dezember 2007 erfolgte der Echteinsatz des Magdeburger-Politikerarbeitsplatzes, einer Komplettlösung aus Fujitsu-Siemens Notebooks, Drucktechnik, MS-Office Software , Virenschutz , Sparkassen-Signatur Card und der Desktop-Anwendung Mandatos. Durch den Einsatz von Mandatos können die Magdeburger Stadträtinnen und Stadträte sich nun noch effizienter auf Sitzungen vorbereiten, nachbereiten oder recherchieren. Die Landeshauptstadt Magdeburg übernimmt damit einer Vorreiterrolle unter den deutschen Großstädten, indem sie ihren Politikern eine medienbruchfreie und papierlose Kommunikation ermöglicht.

Online-Artikel

Bericht 1

Bericht 2

In Schwerin hat seit 2006 die elektronische Ratsarbeit Einzug gehalten. Die Stadtvertreter nutzen Notebooks für die Gremienarbeit, verfolgen per Beschlusscontrolling erteilte Aufträge und greifen über WLAN-Zugänge in den Sitzungsräumen in Echtzeit auf Nachträge zu. Im Intranet kommt neben einem Amtsinformationssystem auch ein Führungsinformationssystem zum Einsatz.
(Quelle: Kommune21, Heft 10/2007, S. 42-43)

Bericht Kommune21
Interview OB
Referenzbericht

Die kreisfreie Stadt Speyer im Herzen der Metropolregion Rhein-Neckar hat nicht nur seit 800 Jahren eine kommunale Selbstverwaltung sondern setzt seit 2005 im Sitzungsmanagement auf das Verfahren Session. Neben einem Intranet auf Basis der asp-Technologie kommt die Anwendung SessionNet für das Ratsinformationssystem und Bürgerinformationssystem als LAMP-Architektur zum Einsatz. Die intuitive Bedienung und die individuelle Anpassbarkeit von Session|SessionNet führten zu einer erheblichen Erleichterung im Sitzungsdienst und gestatten den Nutzern komfortable Informationsmöglichkeiten.

Praxisbericht

Die kreisfreie Autostadt Wolfsburg entschied sich im Juli 2007 für eine Ablösung der bisherigen Anwendung im Sitzungsdienst. Bereits 6 Wochen später erfolgte nach vollständiger und verlustfreier Datenübernahme der Echteinsatz der Komponenten Session und SessionNet.
Der Leistungsumfang der Software, deren stabiler Betrieb auf virtuellen Servern und die Anwenderfreundlichkeit der Lösung sorgen für eine hohe Akzeptanz bei 100 Nutzern im Bereich der Vorlagenerstellung und Protokollführung. Gute Erreichbarkeit der Hotline, schnelle Reaktionszeiten und persönliche Vor-Ort-Betreuung durch den Projektleiter sichern eine hohe Zufriedenheit mit den SOMACOS -Produkten.

Referenzbericht

Die Kreistagsmitglieder des Landkreises Miltenberg konnten bereits seit 2006 die Vorteile des Kreistagsinformationssystems basierend auf SessionNet nutzen. Kosten und Papierersparnis sowie ein schneller Überblick über aktuelle Informationen sind nur einige Vorteile. Kreisrat Ferdinand Kern dazu: "Für mich als Kreisrat bringt das KIS eine effizientere Arbeitsweise."

Jetzt haben auch die Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit sich online über kommunalpolitische Entscheidungen zu informieren. Alle öffentlichen Informationen zu den Sitzungen des Kreistages und dessen Ausschüsse können tagesaktuell über das Internet eingesehen werden.

Pressemeldung

Praxisbericht

Die Universitätsstadt Gießen, Metropole Mittelhessens entschied sich Anfang 2006 zu einer Umstellung ihrer bisherigen Anwendung. Nach kompetenter Organisationsberatung und einer reibungslosen Installation von Session erfolgte pünktlich zur Kommunalwahl 2006 der Echteinsatz im Sitzungsdienst. Seit September 2006 steht auch das auf SessionNet basierende Parlaments-und Mandats- Informationssystem zur Verfügung.  Die Einbindung in den mit dem CMS Ikiss erzeugten Internetauftritt erwies sich als unkompliziert.

Hohe Benutzerfreundlichkeit der Software und kontinuierlich gute Projektbetreuung erwiesen sich als Garant für den Erfolg.

 Referenzbericht

Die Stadt Dormagen hat sich im Dezember 2006 für den Einsatz von Session entschieden. Nach erfolgreicher Datenübernahme aus dem bis dahin genutzten Verfahren PV-Rat 4.52 und einer ebenso erfolgreichen Teststellung wird seit dem Sommer 2007 der Sitzungsdienst der Stadt Dormagen über Session abgewickelt.

Außerdem wurde am 12.09.07 das Rats- und Bürgerinformationssystem über das Internet freigeschaltet.

 Anwenderbericht

Mit Session werden in der Stadt Duisburg 158 Gremien und 598 Mandatsträger betreut sowie ca. 1600 Sitzungen/pro Jahr realisiert. Das Ratsinformationssystem auf Basis einer LAMP - Architektur macht die Arbeit der politischen Gremien für die Bürgerinnen und Bürger transparent und nachvollziehbar.

Referenzbericht

Das Ratsbüro in der niedersächsischen Gemeinde Rastede arbeitet vollständig papierlos.
Der Service für die Ratsmitglieder konnte verbessert, die Kosten gleichzeitig gesenkt werden.

Referenzbericht

Der niedersächsische Landkreis Grafschaft Bentheim hat gute Erfahrungen mit seinem neuen Kreistagsinformationssystem gemacht.

Ein Projektbericht aus der Kommune 21, Heft 09/2003.

Referenzbericht

Die Stadt Stadtallendorf hat sich für ein zentrales Dokumentenmanagement- und Archivsystem entschieden, mit welchem die Session-Dokumente digital und revisionssicher archiviert und auch jederzeit recherchiert werden können.

Referenzbericht

Die Verbandsgemeinde Weißenthurm hat Ihren Sitzungsdienst an ein elektronisches Archiv angebunden. Neben der Langzeitarchivierung wird eine komfortable Suche ermöglicht.

Referenzbericht

Die Stadt Angermünde nutzt die Vorteile eines Sitzungs-Management-Systems als ASP-Modell (Application Service Providing). Damit wird eine Kostenoptimierung erreicht.

Referenzbericht

„Seit der Einführung hat sich der Informationsfluss entscheidend verbessert.
Mit SessionNet ist es auch unseren Mandataren möglich, aktuelle Informationen abzurufen und so ideal vorbereitet in die Sitzungen zu gehen.
Session bietet auch beim Thema Vollzugsprotokoll eine Vielzahl von Möglichkeiten."
So die Kernaussagen zu Session von Anton Zitz, Amtsleiter der Gemeinde Bergheim, Bundesland Salzburg
Quelle: Kufgemjournal 01.09.2009 
 

Referenzbericht

Die innovative CIVESnext-Gemeinde Neumarkt am Wallersee nutzt die Vorteile des Sitzungsmanagementsystems Session. Damit wird die Arbeit für die Verwaltung und auch für die Gemeinderäte wesentlich erleichtert.

Referenzbericht

"Mit Session wird die notwendige Information für die Entscheidungsträger transparent und aktuell, die Verwaltung entlastet und Zäsuren im Informationsfluss vermieden." BGM. Arno Abler, Stadtgemeinde Wörgl

Referenzbericht